Oggi la terminologia propria della “Gestione Documentale” è entrata nel linguaggio comune in uso da parte delle aziende. Una problematica, fino a qualche anno fa, di approccio non facile anche in relazione al supporto fornito dall’Information Technology, oggi invece trova nella moderna tecnologia Informatica un ausilio indispensabile per la propria operatività.
Vediamo, nel seguito, di comprendere meglio il significato di “Conservazione Sostitutiva” e l’impatto che costituisce per tutte le aziende siano esse private o pubbliche.

La “Conservazione Sostitutiva” è una procedura legale ed informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
È evidente infatti che, come tradizione, un documento cartaceo mantiene la propria validità nel tempo e può essere, ove necessario, opposto a terzi, essere utilizzato cioè al fine di far valere il proprio diritto. Cosa accade invece se di questo documento conserviamo la copia digitale e provvediamo ad eliminare la copia cartacea.

La conservazione sostitutiva assegna la medesima validità sia ai documenti cartacei che a quelli elettronici e consente alle aziende ed alla Pubblica Amministrazione di risparmiare sui costi di stampa, di archiviazione e consultazione. È evidente che il risparmio sarà particolarmente sensibile per tutta quella documentazione che ha necessità, a norma di legge, di essere conservata per diversi anni.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge devono essere conservati, con l’equivalente documento digitale, in formato non modificabile ed a cui devono essere associate la firma digitale e la marca temporale. La firma digitale infatti permette di assegnare la paternità al documento rendendo anche non modificabile documento informatico. La marcatura temporale, inoltre, permette di assegnare una data certa al documento digitale prodotto.

Con l’introduzione della normativa sulla conservazione sostitutiva, il documento informatico acquista valore probatorio ai fini fiscali e legali. Infatti, con l’introduzione del Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze e con la Deliberazione del Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione n° 11 del 19 febbraio 2004, è possibile archiviare e conservare su supporti digitali i documenti cartacei (preventivamente digitalizzati mediante scanner o dispositivi analoghi) e, utilizzando la firma elettronica qualificata e la marcatura temporale, si può anche decidere di eliminarli.

Negli ultimi tempi l’interesse verso le soluzioni di Gestione Documentale è aumentato in maniera significativa in Italia grazie anche alla recente legge che autorizza, secondo certi criteri ben definiti, l’utilizzo di metodologie di archiviazione sostitutiva e trattamento dei documenti anche per quelli considerati a valore fiscale (es. fatture, libro IVA, ecc). Questo provvedimento apre innumerevoli vantaggi per le aziende: basti pensare alla riduzione degli spazi di conservazione dei documenti, all’incredibile risparmio cartaceo, all’abbattimento dei costi nascosti di gestione, alla velocità di ricerca dei documenti senza che sia necessario allontanarsi dalla propria scrivania, etc.. Da quanto prima sinteticamente esposto, discende che le possibilità offerte dalla Gestione Digitale dei documenti aziendali, nel suo complesso, e dalla Conservazione sostitutiva in particolare, sono veramente molteplici ed investono tutti i comparti delle aziende. Tutto ciò costituisce sicuramente un cambio di passo ed impatta positivamente sulla organizzazione delle aziende, innalzandone il profilo qualitativo e realizzando un consistente incremento della produttività e il miglioramento della immagine aziendale.

Alle aziende interessate ad approfondire i vantaggi derivanti dalla gestione documentale e dalla conservazione sostitutiva, si rivolge la ELMI Software srl, software house siciliana da tempo attiva nel settore dell’IT e della GED, con la soluzione applicativa e-Doc, che ha appena pubblicato, all’indirizzo edoc.elmisoftware.com, un sito dedicato all’argomento, ricco di spunti e riferimenti alla normativa vigente la cui consultazione può fornire risposta a molti quesiti.