Un software gestionale è una soluzione informatica che contribuisce ad aumentare i profitti attraverso una riduzione di alcuni costi e soprattutto attraverso un aumento dell’efficienza del ciclo produttivo. Questo significa, in sintesi, che grazie a un software gestionale alcune fasi chiave dell’attività aziendale possono essere automatizzate e rese più efficienti, riducendo la necessità di forza lavoro attraverso una significativa eliminazione delle operazioni ripetitive.
Uno dei falsi miti sull’implementazione di una soluzione informatica in azienda è che questa ha spesso un costo apparentemente maggiore rispetto ai benefici. Questa errata considerazione deriva principalmente dall’esperienza negativa di chi ha affidato la gestione della propria azienda a una soluzione informatica incompleta, scarsamente rispondente alle necessità operative e che concretamente non riduce il carico di lavoro degli operatori che la utilizzano. Questo può tradursi in frustrazione, sia per gli operatori stessi che per i responsabili aziendali che sono indotti a credere che l’investimento informatico non abbia portato nessun beneficio nella propria organizzazione.

E’ piuttosto comune credere che l’implementazione di un nuovo software all’interno di un’azienda sia un’operazione semplice che può essere completata in pochi giorni. Quasi sempre non è così, e alcuni sistemi in particolare richiedono attenzione a pazienza, sia nella scelta che nella “messa in opera”. Non esiste il gestionale perfetto, perché, come un abito sartoriale, deve aderire perfettamente alle attività aziendali.

Ecco alcune raccomandazioni per la scelta di un software gestionale. Scopo di tali raccomandazioni è quello di migliorare l’investimento IT e migliorare la qualità delle procedure in tempi rapidi.

1) Un software gestionale può risolvere e migliorare le procedure aziendali solo se inserito all’interno di un progetto. Una soluzione gestionale diventerà il pilastro sulla quale poggerà tutta l’attività aziendale: lo staff deve essere pronto ad assorbire la novità/il cambiamento. E’ indispensabile definire i ruoli e le nuove procedure prima della transizione.
2) Testare il software. Tornando alla metafora dell’abito sartoriale, non si può comprare a scatola chiusa o per la fama di un’azienda o di un software. E’ necessario valutare se la soluzione risponde al 100% alle esigenze operative
3) Valutare l’azienda che si occuperà dell’informatizzazione. Scegliere un partner valido, con esperienza e certificazioni è senza dubbio una buona rassicurazione sul possibile esito dell’informatizzazione.
4) La scelta di un gestionale coinvolge diversi aspetti chiave della vita aziendale: è per questo che è sconsigliabile delegare la scelta a una terza parte. Nessuno come chi lavora in un’azienda conosce le procedure aziendali.
5) Spesso cercare il risparmio a tutti i costi può tradursi nella scelta di un software che risponde solo parzialmente alle esigenze operative. Un gestionale “incompleto” delega a sistemi vecchi o poco efficienti procedure chiave, la cui ottimizzazione può essere la chiave per il successo di un’azienda.