PREMESSA
La diffusione dei computer all’interno delle aziende ha comportato in pochi anni trasformazioni profonde senza risparmiare alcun ruolo lavorativo.
Abbiamo iniziato diventando dattilografi di noi stessi, per poi proseguire man mano nell’allargare le nostre competenze ad ambiti che un tempo, anche ai livelli più elementari, erano esclusiva competenza di specialisti dedicati.
Chi oggi, solo per fare un esempio, crea e gestisce da sé il proprio database o effettua analisi previsionali o modellazioni di scenario con i più diffusi pacchetti per l’ufficio non fa che confermare l’originale previsione secondo la quale il PC avrebbe dato presto vita a una generazione di utenti “empowered” dotati di capacità trasversali rispetto alle funzioni lavorative tradizionali.
Una vera e propria rivoluzione che tuttavia non sempre si è svolta secondo le aspettative degli osservatori, come prova la difficoltà ad affermarsi che ancora trova il concetto di “paperless office”: paradossalmente il computer ha moltiplicato a dismisura il volume di carta prodotta quotidianamente dall’attività lavorativa, e solo un mix di consapevolezza dei costi, ricerca di efficienza e stretta normativa sui dispositivi per la stampa e relativi consumabili – oggi soggetti a una burocratica regolamentazione che in passato non esisteva – sta spingendo sempre più organizzazioni a ripensare il proprio modo di operare.
CASALE S.R.L.
Indicazioni utili in questo senso provengono, come spesso accade in casi del genere, dalle PMI abituate a sfruttare l’agilità come arma competitiva per la crescita.
Ne è un esempio Casale S.r.l., società nata nel 1946 a Milano per la rivendita di macchine utensili, utensileria meccanica e attrezzature per officina e che oggi, dalla sede di Padova e dalle filiali di Castelfranco Veneto, Udine e Bolzano, segue una vasta e variegata clientela commercializzando i propri utensili di precisione e distribuendo importanti marchi del settore con un servizio completo che spazia dalla produzione su specifica fino ai servizi di consulenza e manutenzione.
Un team composto da una ventina di dipendenti distribuiti su quattro sedi collegate tramite VPN e una rete di agenti dislocati sul territorio fanno riferimento a un sistema IT centralizzato comprensivo di domain controller, server di database, server applicativo e server di posta; il tutto salvaguardato da un sistema storage NAS centrale dedicato all’indispensabile backup.
INFOTRE S.R.L.
Tuttavia il cuore dell’ambiente, almeno dal punto di vista operativo, è l’applicazione gestionale: un pacchetto ERP italiano che copre tutti i processi legati alla contabilità, al magazzino, al ciclo commerciale, alla produzione e al controllo di gestione.
Si tratta di una soluzione che viene amministrata da Infotre S.r.l., società trevigiana di consulenza, servizi e sviluppo software che da molti anni assiste il responsabile IT di Casale S.r.l., Davide Spadetto, anche sulla parte sistemistica.
Proprio da questa collaborazione di lunga data, che ha consentito di accumulare negli anni un patrimonio di fiducia e conoscenza reciproca, è scaturito gradualmente il progetto che ha aumentato l’efficienza di numerosi processi di business quotidiani.
“Al mio ingresso in azienda, quasi una decina d’anni fa, la posta elettronica era uno strumento che aveva fatto solo una timida comparsa”, ricorda Davide Spadetto.
“Due caselle decisamente sottoutilizzate soffrivano ancora la concorrenza delle comunicazioni per lettera e fax. La decisione di far conoscere agli utenti interni i vantaggi che potevano essere ottenuti grazie all’email venne accompagnata dall’introduzione di Exchange Server, scelta naturale per un ambiente Windows come il nostro”.
In breve tempo il nuovo strumento è stato compreso e adottato a ogni livello aprendo la porta a nuove richieste da parte dell’utenza e nuove opportunità per l’azienda stessa.
MDAEMON
La forte crescita nell’utilizzo della posta elettronica ha infatti avuto due conseguenze: per prima cosa si è resa necessaria un’evoluzione del mail server in direzione di una maggiore flessibilità e facilità d’uso tanto per gli utenti quanto per gli amministratori; in secondo luogo, si sono potute gettare le basi per un ampliamento delle possibilità operative di questo mezzo di comunicazione associandolo ai processi di business dell’azienda.
Su consiglio di Infotre si è innanzitutto proceduto a sostituire Exchange Server con MDaemon approfittando dei numerosi add-on che questa soluzione mette a disposizione per personalizzare l’implementazione secondo qualsiasi tipo di esigenza: “Gli utenti che preferivano Outlook hanno potuto mantenere le proprie abitudini grazie a Outlook Connector, mentre per l’accesso indipendente da dispositivi e connessioni abbiamo reso disponibile l’interfaccia Web offerta da WorldClient”, afferma Spadetto.
“MDaemon ci ha quindi fornito una soluzione perfetta per gestire anche due particolari tipologie di comunicazione come il fax e la posta certificata”.
Due add-on dedicati come RelayFax e Gateway PEC for MDaemon, infatti, hanno permesso di integrare trasparentemente questi due canali con la normale posta elettronica, un accorgimento mediante il quale è diventato possibile spostarsi gradualmente dal passato al futuro della messaggistica aziendale rispettando i ritmi e le necessità operative di ciascuno.
LA SOLUZIONE
Modernizzato e rafforzato così l’impianto di comunicazione, Spadetto e Infotre hanno lavorato all’integrazione tra il mail server e il pacchetto ERP, un progetto ad alto valore aggiunto che ha automatizzato l’invio e la gestione di offerte, ordini, fatture e solleciti con archiviazione dei relativi file in formato PDF.
In questo modo l’intero ciclo commerciale e amministrativo ha potuto beneficiare di un maggior grado di controllo colmando efficacemente il gap che esiste di solito tra i sistemi gestionali interni e la fase di interazione con clienti e fornitori senza ricorrere alle costose (e complicate) soluzioni di fascia enterprise che sono appannaggio delle realtà di dimensioni molto grandi, e mantenendo oltretutto gli strumenti cui gli utenti erano già abituati.
Aver sganciato dalla carta il flusso della comunicazione di business ha permesso non solo di abbattere i costi legati alla stampa, alla ricerca e alla conservazione dei documenti, ma anche di renderli reperibili ovunque sia disponibile una connessione Internet.
Un’agilità operativa che non mancherà di fornire il proprio contributo a un’azienda che, consolidata la propria presenza sul mercato italiano, sta per muovere alla conquista di nuovi spazi all’estero.
MDaemon, il mail server distribuito distribuito in Italia da Achab, è la soluzione versatile per la posta elettronica, il mail server per Windows adatto a chiunque, dai piccoli studi professionali fino alle grandi aziende.