Amministratore e Privacy
Ci si chiede come debba procedere l’amministratore di condominio nella tenuta dei dati sensibili dei condomini alla luce della legge sulla privacy, quali limiti abbia, se ne abbia e se sono richieste le formalità che vengono richieste normalmente nel caso di altri operatori che hanno a che fare con la tenuta e l’utilizzo di dati sensibili.
Vediamo prima cosa dicono in generale le norme in tema di privacy.
Il codice della privacy, dopo aver esaminato i casi nei quali entri in gioco il diritto alla privacy dei singolil individui, stabilisce una serie di garanzie nonché di adempimenti per far si che tali garanzie vengano abbiano operatività concreta. Passa poi ad esaminare i casi in cui non è possibile mantenere un controllo rigido sui dati personali pena la ineseguibilità di determinati tipi di incarichi. L’art. 24 del codice della privacy prevede l’esonero dal rispetto delle formalità in tema di tutela della privacy, ed in particolare del consenso al trattamento dei dati, in tutti i casi in cui il trattamento dei dati sensibili di una data persona risponda a tre necessità:

• quando occorre per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge
• quando occorre per ottemperare gli obblighi derivanti da un contratto di cui l’interessato sia parte
• quando si tratta di dati pubblici e conoscibili da chiunque

Tale esclusione dell’obbligo si ritiene sia applicabile senz’altro anche all’amministratore di condominio nell’espletamento delle sue funzioni. L’esclusione dell’obbligo di acquisire il consenso espresso al trattamento di alcuni dati deriva dal fatto che l’amministratore nell’utilizzo dei dati dei condomini non fa altro che adempiere un obbligo che la legge gli impone a seguito dell’accettazione del mandato conferitogli dal condominio. E’, infatti, proprio la legge, ed in particolare gli artt. 1130 e seguenti del codice civile a prevedere e descrivere gli obblighi dell’amministratore nell’esecuzione del suo mandato. E a tale elencazione esaustiva del codice civile si rimanda per l’individuazione di tutti gli atti considerati parte integrante dell’acquisizione della carica di amministratore di condominio. In ogni caso, a maggior delucidazione della materia è intervenuto il Garante per la privacy pubblicando sulla Gazzetta Ufficiale del luglio 2006 un documento a titolo “Amministrazione dei condomini” con il quale ha individuato quali sono i compiti precipui dell’amministratore in relazione alla gestione del condominio. In particolare le informazioni che l’Amministratore può e deve trattare con una certa libertà e quindi senza le formalità previste dalla normativa sulla privacy possono riguardare sia il condominio nella sua interezza e collettività, sia i singoli condomini, come ad esempio le informazioni riguardanti i condòmini morosi.
Certamente il campo della privacy nell’espletamento dell’incarico di amministratore di condominio costringe ad affrontare ambiti delicati.
I problemi principali sono quelli relativi alla necessità di rendere pubblici i nominativi dei condomini morosi. Il Garante ha però riconosciuto questa facoltà senza necessità di autorizzazione dell’interessato. Mentre non può rendere pubblici i recapiti telefonici, dati sanitari e giudiziari di cui sia a conoscenza se non con l’espresso consenso.
Stesso principio di necessarietà del consenso di tutti i condomini vige nel caso in cui si voglia procedere a videoregistrazione delle assemblee condominiali.
Un altro campo in cui entrano in gioco le norme sulla privacy ed è necessario prestare la massima attenzione è quello dell’installazione nel condominio di telecamere per la videosorveglianza.
L’articolo 1122ter del codice civile prevede espressamente questa possibilità per tutelare la sicurezza negli immobili a fronte della sempre crescente criminalità e dell’incidenza sempre maggiore di furti in appartamento e atti di vandalismo soprattutto nelle grandi città e nei così detti edifici dormitorio. Anche in cittadine tranquille, a dire il vero, si è optato in molti edifici per l’installazione di telecamere. In effetti, in edifici che pur essendo posti in luoghi in cui la vita è tranquilla e c’è un basso tasso di criminalità, sono presenti molti anziani, la scelta di installare apparati di videoregistrazione può essere uno strumento molto valido per la serenità degli anziani stessi e dei familiari.
Il Garante delle privacy si è pronunciato anche su questo argomento chiarendo che l’installazione è possibile solo se la videoregistrazione avviene per uso personale (condominiale) e le immagini acquisite non vengono sistematicamente diffuse. Inoltre anche il singolo condomino ha diritto ad installare apparati di videosorveglianza purché non interferiscano con la vita privata altrui. Per essere chiari: si può ben mettere una telecamera per registrare chi entra e chi esce dalla propria abitazione o dal proprio garage, ma la videocamera non deve in alcun modo riprendere aree che non siano quelle strettamente di proprietà. Così la videocamera non può registrare immagini delle parti comuni.
Diversamente si rischia di essere denunciati ai sensi dell’art. 615bis del codice penale per il reato di “interferenze illecite nella vita privata”. Se effettuata nel rispetto dell’altrui privacy l’installazione di dispositivi audiovisivi di controllo da parte di un singolo condomino non richiede una pronuncia di approvazione da parte dell’assemblea. Così l’assemblea stessa non potrà legittimamente deliberare che il singolo condomino rimuova le proprie telecamere se sono state legittimamente installate e non ledano diritti di terzi. La deliberazione del garante della privacy dell’8 aprile 2010 sul punto recita: “…..al fine di evitare di incorrere nel reato di interferenze nella vita privata, l’angolo visuale delle riprese deve essere comunque limitato ai soli spazi di propria esclusiva pertinenza (ad esempio antistanti l’accesso alla propria abitazione) escludendo ogni forma di ripresa, anche senza registrazione di immagini, relativa ad aree comuni (cortili, pianerottoli, scale, garage comuni) ovvero ad ambiti antistanti l’abitazione di altri condomini”. Tuttavia di diverso indirizzo riguardo all’installazione, anche ad opera di un singolo condomino, di un apparecchio di videosorveglianza in aree comuni, come ad esempio il parcheggio o il garage condominiale, appare essere la V Sezione Penale della Suprema Corte di Cassazione. Con una sentenza pronunciata in merito ha stabilito, infatti, la Corte che non sussistono gli elementi costitutivi del reato di cui all’art. 615Bis del codice penale, cioè illecita interferenza nella vita altrui, nel caso in cui un soggetto abbia effettuato videoriprese nelle aree condominiali comuni, atteso che trattasi di aree per loro stessa natura destinate alla fruizione da parte di un numero indistinto di persone e per ciò stesso escluse dalla tutela dell’articolo in questione.
L’indirizzo maggioritario comunque è nel senso espresso dalla deliberazione del garante sopraindicata. Nel caso in cui si voglia installare un sistema per la videosorveglianza di aree comuni dovranno essere dunque adottate tutte le misure previste dalla legge.
Le videocamere, a differenza di quelle installate dal singolo condomino per uso strettamente personale, dovranno essere segnalate con un apposito cartello che sia conforme al modello segnaletico predisposto dal Garante.
Il tempo massimo per la conservazione dei dati acquisiti è di 24-48 ore. Nel caso in cui si voglia un tempo maggiore di archiviazione bisognerà inoltrare una richiesta preventiva al Garante. I dati devono essere accessibili solo per un numero ristretto di persone autorizzate espressamente.
La nuova normativa sul condominio ha stabilito che è sufficiente la maggioranza semplice dei condomini per deliberare l’adozione di un sistema di videosorveglianza. Cosa dire dei videocitofoni?
I videocitofoni possono essere assimilati agli apparecchi di videosorveglianza quindi si applicano le stesse norme previste e già esaminate. Parimenti se il videocitofono risulta installato da una sola famiglia per uso strettamente personale nessuno può opporvisi e nessuna segnalazione è dovuta da parte di chi l’abbia installato. Sito web del condominio e privacy
La nuova normativa sul condominio ha previsto che l’assemblea condominiale possa chiedere all’amministratore la creazione di un sito web ad uso esclusivo del condominio come piattaforma nella quale i condòmini possano confrontarsi ed accedere ai dati relativi a pagamenti, scadenze, ordini del giorno, assemblee e ogni cosa possa essere utile per la gestione della cosa comune.
L’accesso al sito dovrà essere protetto da username e password individuali che verranno attribuiti solo agli aventi diritto. Solo questi ultimi, infatti, potranno accedere alla documentazione presente sul sito ed estrarne copia.
Particolare attenzione dovrà essere rivolta al trattamento di dati relativi a questioni giudiziarie o di salute dei condomini. In ogni caso con le chiavi di accesso e la necessità di autenticazione si può gestire nel rispetto della privacy questo servizio molto pratico ed utile soprattutto nei grandi condomini e nei maxicondomini. La velocità di comunicazione e la facilità di accesso agli atti rendono i Condomini dotati di un sito web davvero modelli di gestione.
L’accesso ai dati strettamente personali di un condomino non può essere oggetto del diritto di nessun altro se non dell’interessato e dell’ammnistratore. Così nessuno condomino può legittimamente chiedere ed ottenere di prendere visione di documenti strettamente personali relativi ad un altro condomino. Nessun limite invece può sussistere in ordine al legittimo diritto di ogni condomino di conoscere le informazioni riguardanti la gestione del condominio. La bacheca condominiale e la privacy
Tutte le informazioni presenti nella bacheca devono riguardare notizie di servizio da dare alla generalità dei condòmini. Non possono in alcun modo essere riferite specificamente ad un solo condomino ne’ menzionare targhe di autovetture, il che equivarrebbe ad identificare una persona od una famiglia specifica.
La bacheca non può essere utilizzata come alternativa alle comunicazioni che devono essere individuali ed individualizzate.
Allo stesso modo un amministratore non può indicare nella bacheca la morosità del condominio nel complesso, ma deve darne comunicazione privata ai singoli condomini e senz’altro farne oggetto di discussione in assemblea. Questo principio è naturalmente ispirato alla tutela della privacy dei condomini come parti di un condominio, atteso che la bacheca può essere visionata da chiunque acceda all’immobile, ivi compresi amici e familiari.