Le funzioni di solito coperte da un software gestionale per aziende comprendono: 1. Gestione dei preventivi e degli ordini cliente
2. Gestione degli ordini di acquisto
3. Gestione dell’inventario
4. Gestione del magazzino (carico scarico merce)
5. Gestione dei fornitori Funzioni che possono essere riassunte in Approvvigionamenti (acquisto, gestione fornitori, magazzino) e Vendita (preventivi e ordini cliente). Queste due macrofunzioni corrispondono a due tipi di Cicli. a) Ciclo Passivo è tutto l’insieme di azioni che ha a che fare con l’approvvigionamento dai fornitori e che comporta per l’azienda delle uscite finanziarie (da ciò ciclo passivo). Le principali attività che caratterizzano questo ciclo sono:
i. Definizione dell’anagrafica dei fornitori. All’interno di un sistema software gestionale, questa operazione significa codificare i singoli fornitori associando loro un codice, una ragione sociale, un indirizzo, e una partita IVA, oltre alle principali modalità di contatto. Se disponibili inoltre devono essere registrate anche tutte le modalità di pagamento associate a quel fornitore
ii. Registrazione dei documenti che legano l’azienda al fornitore: ordine di acquisto (ODA) e consegna delle merci (prestato servizio), fattura passiva, note di credito passive Analizzando tale ciclo, possiamo sempre sapere i nostri impegni verso i fornitori, i prestati servizi, e le spese da sostenere entro un determinato periodo di tempo b) Ciclo Attivo si riferisce all’insieme delle operazioni che un’azienda intrattiene con i suoi clienti e che determinano dei guadagni finanziari. Le principali attività che caratterizzano questo ciclo sono:
iii. Gestione anagrafica del cliente. La codifica di un cliente prevede l’inserimento dei dati fondamentali che lo identificano: denominazione sociale, partita IVA, modalità di pagamento, ecc
iv. Gestione dei documenti di vendita: a partire dall’ordine di vendita, per arrivare alla consegna, alla fattura attiva e alle note di credito attive. Con il controllo di queste operazioni l’azienda determina anche in anticipo le entrate che si verificheranno. A questi due cicli possono essere ricondotti due tipi di flussi operativo/organizzativi:
a) Controllo disponibilità di magazzino – scouting fornitori – richiesta di offerta – emissione ordine – carico magazzino – eventuali resi – pagamento
b) Contatto cliente – elaborazione preventivo – ricezione ordine – spedizione merce – fatturazione – eventuali resi – incasso E di business intelligence:
a) monitoraggio situazione magazzino (analisi indici di rotazione, scorte ecc), monitoraggio rendimento canale fornitori, previsione spese in uscita
b) monitoraggio andamento vendite (quali prodotti più venduti ecc.), analisi marginalità, previsione incasso e fatturato

In sostanza, si può dire che un software gestionale: – Supporta l’operatività quotidiana attraverso l’automazione dei passaggi fondamentali dei processi di approvvigionamento e vendita – …fornendo in tempo reale tutte le informazioni necessarie alla vita dell’azienda per la pianificazione anche a lungo termine delle attività In ciascuno dei cicli intervengono tre “punti di vista” relativi a diverse aree funzionali con le relative esigenze :
– Area tecnica / magazzino: pianificazione fabbisogni/scorte -carico merce in magazzino – scarico merce ed emissione DDT – spedizione merce
– Area vendita/commerciale: definizione dei listini e dei prezzi – elaborazione preventivo – controllo disponibilità merce in magazzino – ricezione ordine cliente – previsioni di vendita
– Area amministrativa: scouting fornitore (richiesta di acquisto) – inoltro ordine di acquisto – controllo status ordini – controllo DDT – fatturazione – incasso e solleciti – obblighi fiscali Performance Active è un software gestionale per aziende progettato per facilitare le attività e garantire il raggiungimento degli obiettivi per ciascuna funzione all’interno di ogni singolo ciclo aziendale. Scopri le sue caratteristiche su www.eurosw.it