A cura di David Mills, CEO di Ricoh Europe

Il “faccia a faccia” è stato per lungo tempo il canale di comunicazione preferito per l’organizzazione delle riunioni. Questa modalità di interazione risulta però ormai incompatibile con i moderni ambienti di lavoro e con le esigenze delle nuove generazioni che entreranno presto in azienda. Una ricerca Ricoh mette infatti in evidenza come il meeting “faccia a faccia” sia percepito come qualcosa in costante declino: se per il 77% dei Baby Boomers è il metodo comunicativo per eccellenza, solo il 58% della Generazione Z lo ritiene tale.

Le tecnologie digitali hanno trasformato gli uffici e lavorare in team distribuiti è oggi più semplice che mai. Inoltre, l’innovazione resa possibile da tecnologie come ad esempio le lavagne interattive aumenta la qualità e l’efficacia della comunicazione a distanza rappresentando una vera e propria evoluzione degli incontri di persona. Per attrarre i talenti della Generazione Z l’innovazione IT sarà fondamentale: il 28% degli intervistati di questa generazione, rispetto al 10% delle precedenti, è attratto da aziende che mettono a disposizione dei dipendenti tecnologie che permettono di lavorare in modo più efficiente.

La comunicazione diventa condivisione

Utilizzando una lavagna interattiva è possibile creare documenti con annotazioni, condividerli in tempo reale con i colleghi fuori sede, salvarli in locale, inviarli tramite e-mail. Tutto questo ci porta nell’era dei meeting 2.0. Le classiche conference call, le e-mail e le chat sono poco efficaci nelle riunioni in cui sono coinvolti molti partecipanti e questo è un problema, dal momento che la comunicazione è per tutte le aziende un aspetto fondamentale. Le lavagne interattive – e più in generale gli strumenti per la visual communication – aiutano i team distribuiti a collaborare meglio. Questo anche grazie all’integrazione di tutti i dispositivi presenti negli uffici, per cui ad esempio da un multifunzione Ricoh è possibile inviare un documento a una lavagna interattiva oppure proiettarlo su una parete mediante un videoproiettore o un dispositivo smart. Tutte queste tecnologie, che aumentano la produttività e facilitano lo sviluppo di nuove idee, fanno parte di quello che Ricoh chiama Workstyle Innovation, un concetto che va oltre il dispositivo in sé: si tratta di un approccio, di una filosofia che permette alle persone di collaborare meglio e più velocemente, di lavorare in modo più “smart”. Ed è questo che chiedono le nuove generazioni per le quali, come emerge dalla ricerca Ricoh, la possibilità di lavorare in modo collaborativo e da remoto mediante differenti piattaforme è davvero una molla fondamentale.