Una grande passo in avanti nella tecnologia a beneficio delle imprese di ogni dimensione è il passaggio dalla teleconferenza per telefono alla videoconferenza. Dal maggio del 2005, quando il primo sistema di videoconferenza ad alta definizione creato da LifeSize Communications apparve all’ Interop Trade Show di Las Vegas, NV, la popolarità e la domanda di questo sistema é in continua cresciuta. Oggi, i fornitori più importanti, compreso LifeSize Communications e Polycom, offrono l’alta definizione di video conferenza. Con la video conferenza si ottengono le stesse funzioni della teleconferenza, con l’ulteriore vantaggio della comunicazione visiva in congiunzione con le comunicazioni audio. L’ interattivitá richiede una qualità digitale e attrezzature tecnologicamente avanzate per fornire un’ottima ricezione e riproduzione di scene ‘live’. I risultati sono così realistici e reali che già la videoconferenza permette a molte persone di affari di salvare tempo e denaro sostituendo questo nuovo sistema a lunghi e costosi viaggi. Le riunioni possono essere tenute in più sedi in tutto il mondo, interagendo con altri utenti in tempo reale. Questa tecnologia è già utilizzata per le riunioni aziendali, presentazioni di vendita, l’istruzione e la medicina. La capacità di trasmettere istantaneamente sia audio che video ad un pubblico di grandi o piccole dimensioni ha molte applicazioni utili.
Uno dei principali vantaggi della videoconferenza è che le aziende sono in grado di sostituire i costosi e lunghi tempi di viaggio con questa opzione di gran lunga più conveniente. Nessuna perdita di tempo, i rischi che possono accorrere durante un viaggio vengono eliminati, ed i costi sono notevolmente ridotti quando le videoconferenze è utilizzata mentre si é in viaggio. Attraverso l’utilizzo di fax e firme elettroniche, non vi é la necessitá di essere presenti di persona per sigillare un patto o addirittura per firmare un contratto. La video teleconferenza viene utilizzata nel settore dell’istruzione per portare gli studenti in tour virtuali, permette agli insegnanti di tener lezioni anche se si trovano in luoghi distanti dalla classe, e facilita le comunicazioni tra i ricercatori e gli scienziati. Nei processi, la videoconferenza permette ai prigionieri e incarcerati di apparire in tribunale senza lasciare il carcere. I vantaggi della videoconferenza in medicina sono enormi; gli specialisti possono essere consultati e i pazienti vistati immediatamente, raggiungendo eccellenti risultati per la sanità.
La videoconferenza può sostituire i viaggi abbastanza facilmente e con molti benefici. Essa può contribuire a rendere le piccole imprese più competitive, e ridurre le spese per tutte le aziende che avrebbero un budget di viaggio limitato. L’unico svantaggio di questi nuovi sistemi di videoconferenza potrebbero ripercuotersi nel settore dei viaggi, che di conseguenza possono reagire offrendo offerte aziendali sempre migliori al fine di rimanere competitivi. Gli elementi che compongono un dispositivo per la videoconferenza sono semplici. Sono richiesti un insieme di apparecchiature interattive in due o più sedi, assieme a due vie di trasmissione audio/video.
I primi sistemi utilizzati erano compoisti da televisori a circuito chiuso collegati via radio o cavo coassiale.
Lo sviluppo della tecnologia digitale è stato un grande balzo in avanti in qualità e definizione. Computer basati su sitemi di videoconferenza divennero una realtá con l’avvento del protocollo di Internet nel 1990. Tutti questi nuovi progressi tecnologici hanno portato risultati eccellenti e le video conferenze hanno una qualità video sempre migliori a costi inferiori.
Dal 2005 con l’avvento di nuovi sistemi di videoconferenza ad alta definizione, questa tecnologia è diventata la soluzione favorita per molte aziende. Alcuni inconvenienti possono comprendere questioni connesse ai rapporti diretti e umani, come la mancanza di contatto visivo e della coscienza estetica. Problemi tecnici potrebbero includere la lentezza del segnale data dall’ instabilità di larghezza di banda per la trasmissione. Per quanto riguarda il risparmio complessivo, la videoconferenza batte i vaggi per tempo, energia e costi.