Una delle fasi cruciali per un’azienda è quella della gestione del magazzino, che è una particolare fase che- se ben collaudata e funzionante- può essere la chiave di svolta nella gestione dei costi dell’azienda e nella gestione del lavoro interno.

Chi ha esperienza diretta nella gestione dei magazzini o ha anche solo studiato la materia, sa che si tratta di uno dei costi più difficili per l’azienda da analizzare e da contenere perché- soprattutto nel caso di aziende che si adoperano nella produzione di diversi prodotti- trovare l’equilibrio fra la produzione, la gestione e quindi lo stoccaggio- più o meno breve- dei prodotti a magazzino, e la vendita, non è cosa facile.

Per alcune tipologie di prodotti è conveniente utilizzare la tecnica del JIT (just in time), che si applica soprattutto nel caso in cui gli articoli in questione abbiano un elevato costo ed un basso indice di rotazione, che rende quindi sconveniente la scorta in magazzino, in caso di mancato utilizzo. Questa tecnica non è applicabile nel caso in cui il prodotto in questione sia necessario e parte integrante della produzione di altri prodotti: in questo caso i costi di gestione dello stock out potrebbero essere più alti dei risparmi derivanti dalle tecniche JIT.

Ma il magazzino non rappresenta solo un costo: avere un adeguato numero di scorte a magazzino infatti garantisce all’azienda di non restare impreparata di fronte alla gestione di un aumento improvviso e non prevedibile della richiesta, o di una temporanea pausa della produzione; da qualche anno le aziende, specie quelle di grandi dimensioni preferiscono affidare la gestione del magazzino ad un programma inventario magazzino, che una volta impostato in base alle esigenze specifiche dell’azienda, permette di automatizzare alcune fasi dello spostamento e della gestione dei prodotti, oppure di velocizzare alcune fasi dello spostamento dei prodotti.

I costi di gestione di un magazzino sono dovuti a diversi fattori: prima di tutto vi sono dei costi che riguardano strettamente la struttura che ospita le scorte e si tratta di costi del personale, costi inerenti le attrezzature, i locali e gli spazi adibiti al ricevimento della merce e di smistamento e spedizione dei prodotti, costi di conservazione delle merci (e quindi costi di imballaggio, conservazioni particolari ecc.).

I costi del magazzino si riferiscono in particolare a due fasi: la prima riguarda la somma spesa dall’azienda per acquistare la materia prima per la realizzazione del prodotto finale e consiste in un investimento temporale, che va dal momento in cui l’azienda paga la materia prima a quello in cui incassa la somma derivante dalla vendita dei prodotti finiti. Il secondo tipo di costi connessi al magazzino è quello inerente i costi di magazzino, che si calcola vincolino oltre il 30% annuo del capitale aziendale, rendendolo indisponibile per gli investimenti produttivi.

Molto spesso la gestione corretta del magazzino è evidentemente complessa e molte aziende decidono di automatizzare questa fase, affidando il controllo e la gestione dei prodotti a magazzino, a dei software specifici che sono in grado di portare ad una quasi totale automazione del magazzino.