I Dottori Commercialisti come tutti i professionisti si
devono adeguare alla nuova normativa riguardante la Posta
Elettronica Certificata nota anche come PEC. La Pec sta
diventando uno strumento indispensabile per l’esercizio della
professione di dottore commercialista e di esperto contabile. 
Cosa è quindi la PEC?

La Posta elettronica certificata (Pec), diventata norma in Italia
con il d.P.R. 68/2005, è un sistema di comunicazione, ovvero, come
recita la norma appunto, è “ogni sistema di posta elettronica nel
quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante
l’invio e la consegna di documenti informatici”.

La Pec stabilisce e definisce in modo certo la data e ora di
spedizione e ricezione dell’emai, la sua povenienza e l’integrità
stessa del messaggio contenuto nell’email, però esistono anche
alcune criticità legate a possibili problemi tecnici, procedurali e
interpretativi.

Ma quali vantaggi ci sono ad utilizzare la PEC per un
Commercialista?

In realtà ce ne sono molti e primo fra tutti il valore legale.
Altro vantaggio non indifferente è velocità della comunicazione:
la Pec permette, infatti, di ridurre i tempi delle comunicazioni dato
che la mail è il metodo più veloce per mandare e ricevere
documenti. Poi ci sono vantaggi economici come la riduzione dei
costi amministrativi, vedi costi cartacei e spese di spedizione e
quelli legati a non dover affrontare certe problematiche tecniche:gli
standard minimi previsti dalla legge impongono ai gestori di
garantire sicurezza, antivirus e inalterabilità del messaggio di
posta elettronico.

Esistono svantaggi nell’utilizzo della PEC?

In realtà l’utilizzo della PEC fa emergere anche possibili
svantaggi, che in realtà si possono ascrivere a mere problematiche
di tipo tecnico e gestionale e in alcuni casi legata alla necessità
di dotarsi di software adatto.

A titolo di esempio di probematiche legate alla gestione PEC
possiamo considerare l’archiviazione delle e-mail: si dovrebbe
periodicamente effettuare l’archiviazione ordinata delle e-mail PEC
inviate, al fine di collegare ciascuna di esse alla corrispondente
ricevuta di accettazione e alla ricevuta di consegna; affinché la
Pec abbia valore legale è necessario infatti produrre, oltre
all’e-mail inviata, anche le ricevute di accettazione e di consegna.
L’archiviazione è fondamentale anche perché, sebbene il gestore
sia obbligato alla conservazione dei messaggi per 30 mesi dalla
trasmissione, tale termine potrebbe non essere sufficiente rispetto
ai termini di accertamento e decadenza.

Un modo per rendere più semplice e pratico l’utilizzo della PEC
per i singoli professionisti e quindi anche per i Commercialisti e quello di utilizzare un Gestionale per la PEC.

Esistono dei Gestionali PEC, come ad esempio mailDocPRO
per i Commercialisti che permettono di gestire molti
utenti e molte caselle di PEC anche di gestori differenti svincolando
quindi l’utente dal gestore della casella. E’ possibile quindi
cambiare gestore in qualsiasi momento senza doversi preoccupare di
salvare le mail del vecchio gestore.